商贸公司H，由于业务需要，每天都要用传真机给客户发送大量的产品资料、报价、合同。每次发送传真时，都要先将文件打印出来，然后拿到传真机前，拨通号码，再一张一张的送纸，每发一次传真都要十几分钟，遇上对方占线，还要跑好几趟。有时要将一份资料发给多个客户，更要占用工作人员大量的时间，真是又繁琐、又枯燥，还很容易出错。